se débarrasser de la grande taille de Microsoft Excel

Nous aborderons aujourd’hui un problème très courant de fichier Microsoft Excel, à savoir une taille de fichier énorme du fichier Excel, et plusieurs techniques permettant de réduire la taille du fichier Microsoft Excel sans supprimer de données.

Plusieurs causes peuvent aider un fichier Excel à devenir énorme. Parfois, un tableur Excel devient si énorme alors qu’il contient très peu d’informations.

Un classeur Excel de grande taille peut générer de nombreux problèmes lors de l’utilisation du fichier, tel que le fichier réagit très lentement, prend plus de temps pour enregistrer les modifications, prend du temps pour télécharger, etc.

La question principale est «Quelle partie d’un fichier Excel est à l’origine de la taille du fichier volumineux? Certains d’entre eux sont,

Énorme information – En règle générale, une feuille de calcul comportant plus de 100 000 lignes et plusieurs colonnes nécessite une mémoire importante à stocker.

Fichiers multimédias – Si votre fichier excel contenant des images / images / logo, il peut transformer votre petit fichier excel en un fichier volumineux.

Tableaux croisés dynamiques – Oui, les tableaux croisés dynamiques peuvent également affecter la taille du fichier. Les tableaux croisés dynamiques stockent les données d’origine. Chaque tableau croisé dynamique possède donc son propre jeu de données.

Formatage– si les feuilles sont formatées bien que des plages de cellules n’aient pas été utilisées, la taille du fichier peut augmenter.

Parfois, les métadonnées du fichier Excel et d’autres contenus cachés peuvent également augmenter la taille du fichier.

Il existe donc plusieurs causes d’une taille de fichier MS excel importante, c’est pourquoi nous devons appliquer différentes astuces pour la réduire. La solution peut dépendre du contenu du classeur Excel si vous n’êtes pas sûr de celui qui affecte votre fichier Excel, vous devez l’appliquer un par un.

Commençons par appliquer les astuces ci-dessous une à une pour convertir un fichier excel volumineux en un format compatible et réduire le fichier excel de taille.

1- Supprimer la mise en forme des cellules

Lors de la création d’un fichier Excel, nous appliquons plusieurs mises en forme sur la feuille de calcul. Par conséquent, la suppression de la mise en forme vous aidera à enregistrer la taille du fichier et à améliorer les performances de la feuille de calcul.

Étapes pour effacer le formatage Excel

Étape 1: Choisissez d’abord la plage sur laquelle vous souhaitez effacer le formatage.

Étape 2: Puis parcourez l’onglet: Accueil> Édition de groupe> Effacer> Formats vides

Si la feuille de calcul Excel contient beaucoup de texte, c’est la meilleure option.

2- Réduire la taille du fichier image ajouté dans Microsoft Excel

Étapes à suivre pour compresser ou modifier la résolution de l’image. La compression n’affecte pas la qualité de votre fichier Excel. Si vous ne voulez pas que chaque pixel d’une image, vous pouvez utiliser l’option Compresser et réduire la taille du fichier.

Étape 1: Ouvrez votre fichier Excel contenant une image ou un logo, puis choisissez l’image ou les images à compresser.

Étape 2: Maintenant, allez dans les Outils Image -> Format, et dans le groupe Ajuster, vous devez cliquer sur Compresser les images.

Remarque: si vous ne parvenez pas à afficher l’onglet Outils d’image – Format, confirme que vous avez sélectionné une image. Double-cliquez sur l’image pour la choisir et ouvrez l’onglet Format.

Si vous ne voyez que le groupe Ajuster, le bouton Compresser les images peut apparaître sans étiquette.

Pour réduire la taille d’une image spécifique et laisser toutes les autres images présentes dans le document, cochez la case Appliquer uniquement à cette image.

Si vous décochez la case Appliquer uniquement à cette image, les modifications précédentes que vous avez apportées aux autres images présentes dans ce document seront alors annulées.

Maintenant, allez à la résolution, puis sélectionnez la résolution que vous voulez et cliquez sur OK.

3 – Convertir le type de fichier au format binaire (XLSB)

En convertissant un fichier Excel au format binaire, vous pouvez facilement réduire la taille du fichier Excel. Suivez donc les étapes indiquées et enregistrez un fichier Excel au format XLSB pour réduire la taille du fichier.

Étape 1: Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sélectionnez l’option Enregistrer sous.

Étape 2: Maintenant, cliquez sur le bouton Parcourir pour changer le type de fichier.

Étape 3: dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous devez sélectionner le type de fichier classeur binaire Excel (.xlsb). Cliquez sur Enregistrer.

4 – Supprimer les formules inutiles

Le fait de disposer de nombreuses formules compliquées peut affecter la taille d’un fichier Excel. Dans cette méthode, nous allons donc essayer de supprimer les formules non désirées d’un classeur Excel.

Parfois, lorsque vous avez un ensemble de données et que vous n’avez pas besoin de formules, il est préférable de remplacer ces formules par des valeurs. Suivez les étapes ci-dessous pour le faire:

Étape 1: Ouvrez le fichier Excel et appuyez sur les touches ctrl + A pour sélectionner la feuille de calcul / le jeu de données complet, puis appuyez sur la touche F5.

Étape 2: Ouvrez l’option Aller à et cliquez sur le bouton “Spécial”.

Étape 3: Sélectionnez les formules, puis cliquez sur OK.

Maintenant, vous avez sélectionné toutes les cellules qui ont une formule.

Ensuite, suivez les étapes ci-dessous pour convertir les formules sélectionnées en valeurs:

Étape 1: Appuyez sur les touches ctrl + C pour copier les cellules sélectionnées.

Étape 2: Cliquez ensuite sur l’onglet Accueil, puis dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.

Étape 3: Cliquez ensuite sur l’icône Coller une valeur.

Ainsi, toutes les cellules avec des formules sont maintenant converties en valeurs.

 

Lire aussi: 5 Solutions récupérer le fichier Excel corrompu qui fonctionne

 

5 – Optimiser les formules utilisées

Après avoir supprimé les formules non souhaitées, nous allons maintenant optimiser les formules utilisées en procédant comme suit:

Passer en utilisant la fonction volatile ou instable telle que –

AUJOURD’HUI, AUJOURD’HUI, INDIRECTE, RAND, RANDBETWEEN, CELLULE, OFFSET, INFO.

Vous devez remplacer les fonctions VLOOKUP, HLOOKUP et LOOKUP par INDEX & MATCH

Vous devez également remplacer les fonctions IF imbriquées par l’un quelconque des éléments suivants:

REPT, INDEX & MATCH, SUMIF (s) ou logique booléenne

6 – Compresser le fichier (ZIP IT)

Cette méthode est un peu différente, en utilisant l’option de fichier zip, vous pouvez compresser le fichier Excel avec facilité. En compressant un fichier Excel, vous pouvez réduire la taille du fichier d’environ 10 à 15%.

Étapes pour compresser un fichier Excel

Étape 1: Vous devez d’abord cliquer avec le bouton droit sur le fichier Excel que vous souhaitez compresser.

Étape 2: placez maintenant le curseur de votre souris sur l’option Envoyer vers et cliquez sur l’option “Dossier compressé”.

Après avoir créé un fichier compressé, partagez-le avec le destinataire et le destinataire décompressera le fichier pour accéder au fichier Excel.

7 – Supprimer les cellules inutilisées

Afin de supprimer le tableau visible inutilisé, les colonnes et les cellules mises en forme suivent l’étape ci-dessous.

Tout d’abord, vous devez sélectionner toutes les lignes à présenter en dessous de votre dernière ligne ayant un contenu.

Appuyez ensuite sur les touches Ctrl + – – du clavier pour supprimer les lignes.

Après cela, cliquez sur le bouton en caoutchouc situé à droite du ruban Accueil.

Et cliquez ensuite sur ‘Effacer tout’.

Vous devez répéter les étapes ci-dessus sur chaque feuille de calcul, ainsi que pour les colonnes.

Enfin, enregistrez le classeur et vérifiez que la taille du fichier est réduite ou non

8 – Réduire le formatage de la condition à partir d’un fichier Excel

Pour ce faire, vous devez choisir la feuille de calcul entière en appuyant sur les touches Ctrl + A à partir du mot clé.

Maintenant, allez dans Accueil / Mise en forme conditionnelle / Gérer les rôles

Enfin, sélectionnez les rôles non pertinents et effacez la règle

9 – Compacter un fichier Excel

Cette méthode est différente de la compression zip,

Cette astuce n’est pas présente sur Microsoft Excel mais cette option est présente sur tous les systèmes Windows pour compacter la taille de divers fichiers incluant Microsoft Excel.

Pour compacter votre fichier Excel, vous devez trouver votre fichier Excel à l’aide de l’Explorateur Windows, puis cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier.

Choisissez Propriétés dans le menu contextuel, puis sélectionnez le bouton Avancé.

Enfin, choisissez “Compresser le contenu pour économiser de l’espace disque …”

10 – Réduire la taille des tableaux croisés dynamiques

Comme nous l’avons déjà expliqué, les tableaux croisés dynamiques consomment beaucoup de mémoire et peuvent augmenter la taille du fichier. Nous allons donc essayer de réduire la taille des tableaux croisés dynamiques.

Il existe principalement 3 options pour réduire la taille des tableaux croisés dynamiques:

Option 1: Parfois, des tableaux croisés dynamiques sont créés pour vérifier les données ou obtenir un aperçu. Si vous n’avez pas besoin de ces tableaux croisés dynamiques dans votre classeur, supprimez le tableau croisé dynamique non utilisé.

Option 2: au lieu de créer plusieurs tableaux croisés dynamiques ayant le même code source, vous devez les copier et les utiliser où vous le souhaitez. Grâce à cela, vous pouvez partager le même cache de données.

Option 3: évitez d’enregistrer les données source du tableau croisé dynamique avec le fichier. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le tableau croisé dynamique, puis sélectionnez Options du tableau croisé dynamique. Désormais, dans l’onglet Données, décochez la case “Enregistrer les données source avec le fichier”.

11 – Vérifier et supprimer les cellules cachées inutiles

Les cellules cachées peuvent également ajouter une charge supplémentaire à votre fichier Excel. Les cellules cachées indésirables peuvent augmenter la taille du fichier Excel. Les cellules Microsoft se cachent accidentellement lorsque vous travaillez sur les lignes ou les colonnes de la feuille de calcul Excel.

Si vous découvrez que votre fichier contient des éléments masqués indésirables, vous devez alors afficher les lignes et les colonnes de votre feuille de calcul Excel et analyser si vous en avez besoin ou non. Supprimer les cellules cachées indésirables.

Conclusion

Toutes les méthodes ci-dessus sont très efficaces et vous aideront à réduire la taille d’un fichier Microsoft Excel.

Ainsi, il est à espérer qu’après avoir appliqué toutes les méthodes décrites ci-dessus, votre fichier Excel sera réduit et optimisé.

Si vous avez une question ou une suggestion concernant cet article ou si vous rencontrez un autre problème en utilisant le fichier Microsoft Excel, veuillez nous contacter à l’adresse http://ask.repairmsexcel.com.

Les 11 meilleures façons testées de réduire la taille de fichier Microsoft Excel sans supprimer de données